会議が終わった時点で、
議事録も終わっている。

困っていたこと

会議そのものより、会議のあとが重かった。録音を聞き直して清書し、決定事項を拾い、関係する部署へ共有し、あとから探せるように保管する。会議が多い週ほど、この作業が後ろへ積み上がっていきました。

議事録係は自然と決まった人になり、その人が休むと止まる。よくある形です。

どこで切り分けたか

人に残したのは、会議名を付けることと、録音することの2つだけです。どちらも会議中に終わります。会議が終わった時点で、その人の作業は終わりです。

会議名にルールを決めたのが要でした。名前の付け方さえ揃えば、どの部署の議事録なのかを仕組み側が判断でき、通知先まで自動で決まります。ここを人が毎回選ぶ形にしていたら、結局手が止まっていました。

実際の工程

1. 01 人 ルールに沿った会議名を付ける
2. 02 人 録音する／音声をアップロードする
3. 03 仕組み 音声を文字起こしする
4. 04 仕組み 決定事項とネクストアクションを要約する
5. 05 仕組み Googleドキュメントとして保存する
6. 06 仕組み 議事録一覧のスプレッドシートに追記する
7. 07 仕組み 担当部署のChatworkへ通知する

全7工程のうち5つが人の手から離れ、残ったのは2つです。

何が変わったか

録音を止めてから、決定事項とネクストアクションの要約が担当部署へ届くまで、最大10分ほど。議事録の清書・共有・保管は人の手を離れました。

音声の入れ方は3通り用意しています。オンライン会議にそのまま入る形、会議室のPCで録る形、あとからスマホの録音をアップロードする形。「その場でうまく操作できなかった」を失敗にしないためです。3つ目は運用が始まってから追加しました。

使い方のマニュアルを作った

仕組みを作るだけでは定着しません。全員が読める使い方マニュアルを納品し、運用開始から2か月後に第2版へ改訂しました。「どうやるんだっけ」と思った人が、自分の状況から引ける目次を冒頭に置いています。

改訂の中身は、現場で実際に起きたつまずきです。仕組みを直すより、手順の説明を足すほうが早いこともあります。

1業務から、4業務へ

議事録が回り始めたあと、対象を順に広げています。まとめて契約したわけではなく、ひとつ動いてから次を決める形です。

• 議事録 — 録音から要約・保存・通知まで
• 営業日報 — 各店舗から届く売上の画像を読み取り、毎朝、前日分を集計して共有
• 半月次レポート — 15日ごとの集計と報告
• 採用フォーム — 応募の受付と振り分け

最初から全部を設計していたら、たぶん動いていません。1つ目が回ったからこそ、2つ目の相談が来ました。